第一章  总  则

第一条  为了确保黑龙江省东北农业大学教育发展基金会(以下简称:基金会)档案的完整、准确、系统,使档案管理工作规范化、制度化,以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料,使基金会各项工作得以顺利开展,特制定本制度。

第二条  归档的文件材料必须按项目立卷,基金会在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条  公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整,及时交专职(兼职)文书归档。工作变动或离职时应将经办的文件材料向接班人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第二章  文件材料的收集管理

第四条  坚持部门采集,管理文件材料制度。各部门均应专(兼)职文书负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定,人员变动应及时通知基金会秘书长。

第五条  凡本基金会印发出的公文一律由基金会办公室统一收集管理。

第六条  一项工作由几个部门参与办理,在工作活动者形成的文件材料,由基金会办公室收集归档。会议文件由基金会办公室收集归档。

第七条  各部门专(兼)职文书的职责。

（一）了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

（二）认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归档。每年12月份前应将归档文件材料归档完毕，并向基金会办公室办好交接签收手续。

（三）承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料的登记手续。

第三章  归档范围

第八条  重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条  上级主管部门发来的与本基金会有关的通知决定、决议、指示、条例、规定、计划、规划等文件材料。

第十条  基金会对外的正式发文与有关单位往来的文书。基金会的请示与上级部门的批复。

第十一条  基金会反映主要职能活动的报告、总结、工作计划、规划、策划、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十二条  基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十三条  通过参会以及其他渠道获取的样品、画册、影像等行业信息。

第十四条  基金会理事会以及监事会任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。本基金会职工薪醐金等方面的文件材料。

第十五条  基金会的历史沿革、大事记及反映基金会重要活动的简报、照片、录音、录像等。

第四章  案卷质量要求

第十六条  案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第十七条  归档的文件材料种类、分数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十八条  卷内文件材料应区别不同情形进行排列,密不可分的文件材料依次排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第五章  附  则

第十九条  本制度由基金会秘书处附则解释。

第二十条  本制度自2014年10月20日起实施。